TALLER 5

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión
de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.

PLANILLA DE REGISTRO:
Este procedimiento establece la secuencia de actividades que se debe seguir en el Senado de La
República para la preparación, recepción y envío de correspondencia, interna o externa. Este
procedimiento es coherente con los requisitos del numeral 4.2.4 de la Norma NTCGP 1000 / 2004.
2. Terminología Aplicable
Además de la terminología expuesta en la Guía para Formulación de Procesos se establece la
siguiente para este procedimiento:
2.1 Memorando: documento empleado en el Senado de La República para comunicaciones
internas entre dependencias de la entidad, cuando el contenido tiene carácter informativo con
destinatarios particulares o implica el desarrollo de un trámite interno para quien lo recibe.
2.2 Circular: documento empleado en el Senado de La República para proporcionar información de carácter general que no requiere trámite adicional por quienes reciben o leen su contenido.
3. Descripción de Tareas y Responsables
3.1 Al menos una vez cada tres meses o cada vez que una persona ingrese a un cargo que esta en
capacidad de producir documentación para ser remitida al exterior del Senado de La República, se debe validar o registrar en la Unida de Correspondencia y con el visto bueno del Director General su firma autorizada con el propósito de garantizar seguridad en la documentación que se genere hacia el exterior de la entidad. Responsable: Jefe de División, Sección o Unidad que reciba a un funcionario en su área con posibilidad de firma autorizada.
3.2 Cada vez que se recibe un periódico o una revista en la Unidad de Correspondencia se verifican destinatarios y se actualiza el reporte de suscripciones con el propósito de remitir la información a
quien la solicite. Responsable Jefe Unidad de Correspondencia y/o funcionario asignado en la Unidadde Correspondencia
funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo.
Bien sea en la Unidad de Correspondencia. También conozca que otro empleado puede cumplir esta función en la empresaCorrespondencia recibida· Registra y radica correspondencia.· Organiza la correspondencia por dependencias.· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.· Entrega la correspondencia que solicita firma de reciboCorrespondencia enviada· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.· Controla registrando en el formato de control.· Radica y registra en formato de control· Organiza la dependencia por dependencias· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.
labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.
1. Sistema automático de trámites - radicación externaEl centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salidaLa correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.3. MensajeríaCon el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.Tarde 1:30 3:30 p.m.Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.3.2. Mensajería externaEl centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.4. Fotocopiado4.1 Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.4.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios o dependenciasProcedimientos operativosSistema automático de trámites - radicación externa1.1 La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.2.3 Comunicación externa - carta 102-F-032Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.2.4 Juego de correspondenciaEl juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) esta conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:Original: Destinatario